Багатьом з нас зовсім не вистачає часу, щоб упоратися зі всіма справами. Одначе спеціалісти з тайм-менеджменту кажуть, що нестача часу – доля тих, хто просто не вміє ним розпоряджатися.
Звичка відвертати увагу на різні дрібниці й відкладати справи на потім неабияк псує життя не одному з нас.
Великі компанії вчать своїх працівників ефективно керувати власним часом на спеціальних семінарах. Після такого навчання аврали залишаються не більш як спогадом.
Розпочніть з планування
Найперше приберіть на робочому столі. Усі непотрібні папери безжально викидайте. Також ліпше прибрати зі столу те, чим ви вже давно не користувалися.
Потім візьміть чистий аркуш паперу й починайте писати план свого майбутнього життя – того, в якому часу не гають, йдуть із роботи вчасно, а весь інший час присвячують сім’ї, відпочинку та власному здоров’ю.
Складіть детальний список справ, які потрібно робити регулярно. Приміром, банк, авансові звіти, розрахунок заробітної платні тощо.
Потім розподіліть ці справи на чотири категорії, залежно від їхньої важливості та терміновості. Цей метод застосовує багато спеціалістів, він називається “АВСD-аналіз”.
До категорії А потрапляють справи термінові та важливі, наприклад звітність, якщо не за горами кінець кварталу. Такі справи потрібно робити щонайперше.
До категорії В належать термінові й неважливі справи, які обов’язково переадресовують підлеглим. Приміром, вимагати в Іванова, щоб він нарешті склав звіт про відрядження тощо.
Категорія С об’єднує справи нетермінові, але важливі. З ними потрібно впоратися самому і якомога швидше, щоб вони не перетворилися на термінові.
Але братися за них варто після того, як ви дасте лад справам перших двох категорій.
І нарешті, до категорії D потрапляють нетермінові й неважливі справи, про які зараз взагалі краще забути.
Перевірте план на практиці
А тепер спробуйте спланувати завтрашній день, виділяючи на кожну з цих справ рівно стільки часу, скільки необхідно, щоб зробити їх спокійно, не відвертаючи своєї уваги.
До того ж розраховувати потрібно не на восьмигодинний робочий день, а, скажімо, на п’ятигодинний. Психологи радять планувати 60 відсотків свого часу: 20 відсотків залишити на незаплановану роботу і ще 20 – на втрати.
А тепер кожній годині – строго визначений час виконання. Найкраще, якщо це будуть не години, скажімо, з 11.00 до 13.00, а хвилини – з 11.20 до 13.40. На думку психологів, хвилинна точність дисциплінує.
Наступного дня спробуйте з усіх сил дотримуватися встановленого розкладу. Якщо вам якусь справу не хочеться робити, то почніть виконувати її негайно, інакше на “розкачування” піде дуже багато часу.
До того ж майте на увазі, що всі невиконані справи автоматично переносяться на наступний день, графік якого ущільнюється.
Щоб вам було легше, краще перші кілька днів записувати реальні строки виконання поставлених завдань, а також вести детальний облік згаяного часу.
У такому разі зазвичай виявляється, що насправді запас часу є, та ще й який! Якщо цей час не марнувати, можна побудувати свій робочий день так, що з роботи ви йтимете рівно о шостій з відчуттям виконаного обов’язку і зі спокійною душею.
Корисні поради
Для того щоб легше було виконати заплановану роботу, спеціалісти радять таке.
По-перше, записуйте в комп’ютерний файл дату і час початку й закінчення роботи над кожним питанням. Так у вас з’явиться стимул якомога швидше зробити новий запис, тобто якнайшвидше упоратися зі справами.
По-друге, навчіться передоручати всі необов’язкові справи. Не потрібно боятися, що підлеглі все на світі переплутають. Більшість людей здатна зробити за вас те, що не вимагає особливої кваліфікації, – достатньо раз докладно пояснити, в чому суть. Також спокійно кажіть “ні” всім охочим повісити на вас зайву роботу.
Пам’ятайте, що жодна, навіть найпрацелюбніша, людина не може працювати весь робочий день з однаковою віддачею.
Окрім того, регулярна перевтома призводить до стресів, зниження імунітету й захворювань серця та судин. Тому щогодини потрібно влаштовувати в роботі невеликі перерви – максимум на 10 хвилин.
У цей час необхідно дати собі спокій. Пройдіться, випийте чаю, подивіться у вікно, але задушевних розмов з колегами краще не починайте. Всі посиденьки доведеться звести до мінімуму. Ви зайнята людина, а всі деталі нового серіалу можна обговорити після роботи.
Обмежте доступ до себе і не бійтеся заробити славу відлюдька. Навпаки, невдовзі вас почнуть сприймати як працівника, який серйозно ставиться до кар’єри і не може собі дозволити марнувати час на дурниці.
